أنظمة الوقت والحضور لإدارة الأداء

واحدة من أفضل الحلول المتاحة اليوم من أجل حل قضايا إدارة الوقت والأداء هو الاستفادة من الوقت على شبكة الإنترنت وأنظمة الحضور. لم تعد تقتصر الموظفين إلى مقصورات في مكاتبهم أو حتى إلى مكتبهم أنفسهم. أنها لا تعمل في الميدان لتكون أقرب وأكثر انسجاما مع احتياجات عملائها. الموظفين أيضا التعامل مع مشاريع متعددة في وقت واحد، مما يجعل إدارة الوقت تحديا بالنسبة لهم. مع العديد من الأنشطة، العديد من الزبائن لزيارة العديد من المواعيد النهائية للقاء والعديد من الأماكن لزيارة العمل، سواء صاحب العمل والموظف يمكن أن تستفيد كثيرا من نظام إدارة من شأنها أن تسمح لهم لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة والوقت الذي أمضيه في العمل.

كانت المشكلة مع الأنظمة التقليدية الوقت الحفاظ على إمكانية الخطأ البشري. وقت مبكر حفظ طرق مثل جداول زمنية أو الساعات بندي يشكل مشكلة بالنسبة للموظفين الذين لم يقدم تقريرا إلى المكتب الرئيسي. كان معالجات المرتبات وقتا عصيبا الحوسبة ساعات العمل بدقة، خصوصا بالنسبة لأولئك في مكاتب أو مواقع مختلفة العمل. وهناك مشكلة أخرى أن الشركات تواجه التخصيص السليم للموارد عبر عدة مشاريع. ويضيع الوقت، والمال، والجهود والأهداف الغير منجز مع فقط الأساسية، وإدارة المشاريع ودليل نظم إدارة الأداء في مكان. أنظمة الوقت والحضور مساعدة في حل هذه المشاكل، مما يساعد الشركة من تكبد خسائر بسبب خطأ بشري، مقصودا أم لا، وتحسين كبير في الكفاءة التي يمكن للموظفين العمل. الموظفين أحرار في السفر في جميع أنحاء ضمن موقع واحد أو مواقع متعددة لوالبقاء على اتصال كامل والسيطرة على تخصيص وقتهم وإعداد التقارير.

معظم أنظمة الوقت والحضور متاح وحفظ الوقت وبرامج إدارة المشاريع. الأنظمة الوحيدة التي لا تملك هذه الميزات هي المرة الأساسية جدا وأنظمة الحضور. الوقت على شبكة الإنترنت والحضور البرمجيات يسمح للموظفين لتسجيل الدخول في وقتهم من أي مكان عن طريق مجرد وجود اتصال بالإنترنت. وهذا يشمل المكاتب البعيدة، أجهزة الهواتف النقالة، وحتى مقاهي الإنترنت، في أي مكان في العالم. أرباب العمل لديهم وقتا سهلا تتبع ساعات عمل كل موظف مع ميزات مثل مجموع ساعات أسبوعية أو شهرية والإبلاغ استثناء. تقارير استثناء تظهر فقط في الأوقات التي لم يتبع الموظف جدولهم أو تخصيص نمط العمل. تقارير استثناء تجعل من السهل جدا للمديرين لمعرفة الاختلافات في أنماط الموظف وبالتالي لمراقبة أدائها.

وحدات برمجية لإدارة المشاريع وتتوفر أيضا في إطار النظم والوقت والحضور. أرباب العمل هي قادرة على رصد عدد ساعات عمل الموظف ينفق على كل مشروع والنفقات التي تكبدتها في السعي لتحقيق ذلك وظيفة أو مهمة معينة. ويمكن إرسال التقارير تلقائيا إلى المسؤول، والسماح لمزيد من الدقة، وتتبع في الوقت المناسب وتقديم التقارير لأداء كل الموظفين.

والشركات التي ترغب في تعظيم موارد موظفيها الاستفادة من برامج الوقت والحضور. وتقلص إلى حد كبير الارتباك والأخطاء التي في تجهيز كشوف المرتبات، ويمكن تسليمها الشيكات تدفع في الوقت المحدد بسبب عملية مبسطة. سوف الموظفين لم تعد بحاجة للقلق حول أخطاء على شيكات الأجور كما يمكن أتمتة العملية بأكملها من الجدول الموظف الأولي إلى دفع الشيك. فإن الموظفين لا تفوت على الساعات التي يقضيها العامل وعدم حصولهم على رواتبهم. مشاريع يمكن أن تدار على نحو أفضل لتخصيص الموارد وأداء الموظف ويتم رصد أفضل. إذا كنت تتطلع إلى حل المشاكل الإدارية وقتك، وإلقاء نظرة جيدة في أنظمة الوقت والحضور. وسوف تحسين عملك وليس فقط في مجالات جدولة ودقيقة للأجور ولكن أيضا في إدارة أداء الموظفين.